e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş: kimler zorunlu, süreç nasıl işler

Elektronik belge uygulamaları (e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter, e-İrsaliye) her yıl daha geniş bir mükellef kitlesini kapsıyor. Bu yazı, geçiş zorunluluğunun mantığını ve süreci bilgilendirme amacıyla özetler. Büromuz başvuru ve aktivasyon işlemi yürütmez; e-dönüşüm, kapsam takibinin ve belge düzeninin vergisel sonuçları yönüyle danışmanlık konumuzdur. Zorunluluğun kaçırılması cezai sonuç doğurabildiğinden, kapsam değerlendirmesinin mevzuat değişikliklerine bağlı olarak güncel kaynaklarla yapılması gerekir.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura farkı

• e-Fatura: yalnızca iki tarafı da e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında, GİB üzerinden kapalı devre iletilen faturadır.
• e-Arşiv Fatura: alıcısı e-Fatura mükellefi olmayanlara (nihai tüketici dâhil) elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Fatura mükellefi, sistemde olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura keser.

Kimler zorunlu?

Zorunluluk esas olarak brüt satış hasılatı eşiklerine ve faaliyet türüne bağlıdır. Kapsama tipik olarak şunlar girer:

• Belirli ciro eşiğini aşan tüm mükellefler (eşik, genel mükellefler ile e-ticaret/internet satışı yapanlar için farklı belirlenmiştir ve internet satışı yapanlarda belirgin şekilde daha düşüktür),
• ÖTV kapsamındaki bazı sektörler (akaryakıt vb.) ciro şartı aranmaksızın,
• Kendi isteğiyle geçmek isteyen her mükellef (gönüllü geçiş mümkündür).

Eşik tutarları tebliğlerle güncellenmektedir; güncel eşikler için ebelge.gib.gov.tr adresindeki yürürlükteki tebliğ ve duyurulara bakılmalıdır. Eşiği aşan mükellef, izleyen yılın belirlenen tarihine kadar başvurusunu tamamlamak zorundadır; süre kaçırıldığında özel usulsüzlük cezaları gündeme gelir.

Geçiş süreci adım adım

1. Yöntem seçimi: GİB Portal (küçük hacim için ücretsiz), özel entegratör (en yaygın yol) veya doğrudan entegrasyon.
2. Mali mühür başvurusu: tüzel kişiler için TÜBİTAK-Kamu SM'den mali mühür sertifikası alınır (şahıslar e-imza da kullanabilir).
3. GİB başvurusu: e-Fatura ve gerekiyorsa e-Arşiv uygulamasına kayıt.
4. Entegratör kurulumu: fatura tasarımı, seri/sıra, muhasebe programı bağlantısı, giden/gelen fatura testleri.
5. Fiili geçiş: zorunluluk tarihinden itibaren kâğıt fatura yerine elektronik belge düzenlenir; gelen e-Faturaların sistemden düzenli takibi gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler

• e-Fatura mükellefi olduktan sonra, e-Fatura sistemindeki bir alıcıya kâğıt fatura düzenlenemez; belge türü seçimi cezai sonuç doğurabilir.
• Ciro eşiğini aştığınız yılı takip eden geçiş takvimini kaçırmamak için yıl kapanışında hasılat kontrolü yapılmalıdır.
• e-Fatura kapsamına girenler için e-Defter yükümlülüğü de ayrıca değerlendirilmelidir; kapsam ve tarihler ilgili tebliğde düzenlenir.
• Arşivleme yükümlülüğü elektronik ortamda sürer; belgelerin yasal saklama süresi boyunca erişilebilir olması gerekir.