Kimler için?
- 5018 sayılı Kanun kapsamındaki genel bütçeli idareler, özel bütçeli idareler ile düzenleyici ve denetleyici kurumlar.
- Belediyeler, il özel idareleri, bağlı idareler ve mahallî idare birlikleri gibi yerel yönetim birimleri.
- Üniversiteler, kamu iktisadi teşebbüsleri, döner sermaye işletmeleri ve kamu kaynağı kullanan kuruluşlar.
- İç kontrol uyum eylem planını hazırlamış ancak uygulamaya geçirmekte zorlanan, izleme ve raporlama düzenini kuramamış idareler.
- Denetim veya değerlendirme raporlarında iç kontrole ilişkin bulgu alan ve bu bulguları kalıcı biçimde kapatmak isteyen birimler.
Mevzuat dayanağı
- 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu
- Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulması, işletilmesi ve izlenmesine ilişkin yönetim sorumluluğu bu Kanun'dan doğar.
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
- İhale ve satın alma süreçleri kamu idarelerinde riskin en yoğunlaştığı alan olduğundan, kontrol faaliyetleri bu Kanun'un öngördüğü usulle birlikte tasarlanır.
- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu
- Meslek mensubunun danışmanlık yetkisi ve bu yetkiyi kullanırken taşıdığı mesleki sorumluluk bu Kanun'da düzenlenmiştir.
Hadler, oranlar ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenmektedir; güncel değerler için ilgili tebliğin yürürlükteki metni esas alınmalıdır.
Süreç nasıl işler?
Mevcut durumun tespiti
İdarenin teşkilat yapısı, görev dağılımı, yetki devri uygulamaları ve yürürlükteki yönergeleri incelenir. Daha önce hazırlanmış eylem planı ve iç denetim bulguları varsa, çalışmanın başlangıç noktası bunların gerçekleşme durumudur.
Süreç envanterinin çıkarılması
Harcama, tahsilat, taşınır ve taşınmaz yönetimi, ihale, personel ve bilgi işlem süreçleri adım adım yazılır. Her adımda işi kimin yaptığı, kimin onayladığı ve hangi belgenin üretildiği belirlenir; sürecin yazılı hâli ile fiilî işleyiş arasındaki fark burada ortaya çıkar.
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
Her süreç adımı için hangi olumsuz sonucun doğabileceği tartışılır; riskler etki ve gerçekleşme ihtimaline göre önceliklendirilir. Değerlendirme, sürecin sahibi olan birimle birlikte yapılır; riski yakından bilen, işi yürütendir.
Kontrol matrislerinin tasarlanması
Önceliklendirilen her risk için kontrol tanımlanır: görevler ayrılığı, çift imza, mutabakat, limitli yetkilendirme, sistemsel kısıt veya sonradan yapılan gözden geçirme. Matris, riski kontrole ve kontrolü sorumluya bağlayan tek sayfalık bir izleme aracına dönüşür.
Eylem planının hazırlanması
Tespit edilen boşluklar; sorumlu birim, çıktı ve tamamlanma dönemi belirtilerek eylem planına işlenir. Plan, gerçekçi olmayan taahhütlerle değil, idarenin kadro ve teknik imkânlarıyla yapılabilecek işlerle doldurulur.
İzleme düzeninin kurulması ve değerlendirme
Kontrollerin fiilen işleyip işlemediğini gösteren izleme adımları belirlenir; birim bazında geri bildirim ve üst yöneticiye raporlama akışı tanımlanır. Çalışma, iç kontrol güvence beyanına dayanak oluşturacak bir değerlendirme raporuyla tamamlanır.
Gerekli belgeler
- İdarenin teşkilat şeması, görev tanımları ve yetki devri onayları
- Yürürlükteki iç yönergeler, genelgeler ve imza yetkileri yönergesi
- Varsa önceki iç kontrol uyum eylem planı ile gerçekleşme raporları
- Harcama ve ödeme süreçlerine ilişkin belge akış şemaları, ödeme emri örnekleri
- İhale ve doğrudan temin işlemlerine ilişkin süreç dokümanları
- Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerine ait düzenlemeler, sayım tutanakları
- İç denetim ve dış denetim raporları ile bunlara verilen cevaplar
Süre ve zamanlama
- Çalışma, idarenin bütçe hazırlık ve faaliyet raporu takvimiyle çakışmayacak biçimde planlanır; yoğun dönemde başlatılan bir süreç envanteri, birimlerin katılımı düşük olduğu için eksik kalır.
- Süreç envanteri ve risk değerlendirme, birim sayısına ve teşkilat yapısının dağınıklığına göre değişen bir saha çalışması gerektirir; tek oturumda tamamlanan bir envanter gerçekçi değildir.
- Eylem planı dönemsel olarak gözden geçirilir; gerçekleşme izlenmediğinde plan kısa sürede güncelliğini yitirir.
- İç kontrol güvence beyanının hazırlandığı dönemden önce izleme sonuçlarının derlenmiş olması gerekir; beyan, dayanağı olmayan bir metne dönüşmemelidir.
Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecekler
- Eylem planını başka bir idarenin planından uyarlamak
- Kopyalanan plan, idarenin kendi süreçlerini ve risklerini yansıtmadığı için uygulanamaz; metin tamamlanmış görünse de kontrol fiilen kurulmamış olur.
- İç kontrolü mali hizmetler biriminin işi saymak
- İç kontrol, tüm birimlerin kendi süreçleri üzerindeki sorumluluğudur. Çalışmanın tek bir birime yüklenmesi, süreç sahiplerinin katılımını ortadan kaldırır ve kontroller kâğıt üzerinde kalır.
- Riskleri genel başlıklarla tanımlamak
- Somut süreç adımına bağlanmayan bir risk ifadesi kontrol tasarımına elverişli değildir. Riskin hangi işlemde, hangi aşamada ve hangi hatalı sonuçla ortaya çıkacağı yazılmadığında matris boş kalır.
- Görevler ayrılığını fiilen sağlamamak
- İşlemi gerçekleştiren, kaydeden ve onaylayan kişilerin aynı olması en sık rastlanan yapısal zafiyettir. Kadro yetersizliği gerekçe gösterildiğinde bile telafi edici kontrollerin tanımlanması gerekir.
- İzlemeyi tasarımın dışında bırakmak
- Kontrolün var olması yeterli değildir; işleyip işlemediğinin düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir. İzleme adımı tanımlanmadığında, sistem ilk yılın ardından kendiliğinden gevşer.
- Bilgi ve iletişim bileşenini ihmal etmek
- Sorumlusuna zamanında ulaşmayan bilgi, kontrolü işlevsiz bırakır; hangi bilginin kimden kime akacağı yazılmadığında bileşen eksik kalır.
İlgili hizmetler
- İç Denetim ve İç Kontrol DanışmanlığıKurumsal Danışmanlık
- Maliyet Kontrol Sistemleri DanışmanlığıKurumsal Danışmanlık
- Revizyon Hizmetleri (Kayıt ve Belge Revizyonu)Mali Danışmanlık
Her hizmetin kapsamı ayrı bir sözleşmeyle belirlenir. Aynı mükellefe tasdik ve danışmanlık hizmetlerinin birlikte verilebilmesi, mesleki bağımsızlık ve tasdik mevzuatındaki sınırlar çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.
Sık sorulan sorular
İç kontrol ile iç denetim aynı şey midir?
Aynı şey değildir. İç kontrol, idarenin yönetim sorumluluğu altında kurduğu ve günlük işleyişin içinde yer alan düzendir. İç denetim ise bu düzenin yeterliliğini ve işleyişini bağımsız biçimde değerlendiren ayrı bir işlevdir. İç denetimin varlığı, iç kontrolün kurulmuş olduğu anlamına gelmez.
İç kontrol sistemini kurma sorumluluğu kimdedir?
5018 sayılı Kanun, kamu kaynağının kullanımına ilişkin sorumluluğu üst yöneticiye ve harcama yetkililerine bağlar. Danışman, sistemin tasarımına yöntem ve deneyimle katkı verir; kurma ve işletme sorumluluğu idarenin kendisinde kalır.
Küçük ölçekli bir idarede de beş bileşenin tamamı gerekir mi?
Bileşenlerin tamamı geçerlidir, ancak uygulamanın ayrıntı düzeyi idarenin büyüklüğüne ve süreçlerinin karmaşıklığına göre ölçeklendirilir. Az sayıda personelle çalışan bir idarede görevler ayrılığı tam kurulamıyorsa, bunun yerine telafi edici kontroller tanımlanır ve gerekçesi yazılı hâle getirilir.
Çalışma sonunda hangi çıktılar teslim edilir?
Süreç envanteri, risk kayıt tablosu, süreç bazlı kontrol matrisleri, tespit edilen boşluklara ilişkin değerlendirme raporu ve eylem planı taslağı teslim edilir.
Mevcut eylem planımız varken yeniden çalışma yapmak gerekir mi?
Plan varsa çalışma sıfırdan başlamaz. Önce mevcut planın gerçekleşme durumu ve süreçlerle bağı incelenir; uygulanabilir bulunan kısımlar korunur, karşılığı olmayan maddeler süreç envanteri üzerinden yeniden yazılır.
Kapsam ve süreç hakkında görüşmek için
Somut durumunuzun değerlendirilmesi ve çalışma kapsamının belirlenmesi için iletişim sayfasındaki formu kullanabilir veya doğrudan arayabilirsiniz.
İletişim