Kimler için?
- Yeni kurulan ya da faaliyet konusunu genişleten, hesap yapısını sıfırdan kurgulaması gereken şirketler.
- Birden çok şube, üretim hattı veya proje yürüten; maliyetlerini bu kırılımlarda ayrıştırmadan izleyemeyen işletmeler.
- Grup yapısına geçen, ilişkili şirketlerle olan işlemlerini ayrı izlemesi gereken kuruluşlar.
- Mevcut muhasebe düzeni büyümeye ayak uyduramayan, yönetim raporlarını muhasebe dışında hazırlanan tablolarla tamamlamak zorunda kalan şirketler.
- Yeni bir muhasebe yazılımına geçiş planlayan ve geçiş öncesinde hesap yapısını gözden geçirmek isteyen işletmeler.
Mevzuat dayanağı
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
- Kayıt düzeni, belge ve değerleme esasları ile defterlerin tutulmasına ilişkin genel çerçeve bu Kanun'da düzenlenmiştir; sistem tasarımı bu çerçevenin dışına çıkamaz.
- Tekdüzen muhasebe sistemine ilişkin düzenlemeler
- Hesap planının çatısı tekdüzen muhasebe sistemiyle belirlendiğinden, işletmeye özgü kırılımlar bu çatının altında kurgulanır; yürürlükteki metin ilgili kurum kaynağından takip edilmelidir.
- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu
- Meslek mensuplarının yetki ve sorumluluk alanları ile yeminli mali müşavirin hangi işleri yapamayacağı bu Kanun'la belirlenmiştir.
Hadler, oranlar ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenmektedir; güncel değerler için ilgili tebliğin yürürlükteki metni esas alınmalıdır.
Süreç nasıl işler?
Mevcut durumun tespiti
İşletmenin faaliyet akışı, birim yapısı ve karar alma düzeni çıkarılır. Yürürlükteki hesap planı, kullanılan yazılım ve hâlihazırda üretilen raporlar incelenir; yönetimin ihtiyaç duyduğu ama sistemden alamadığı bilgi başlıkları not edilir.
Hesap planının kurgulanması
Tekdüzen muhasebe sistemi çatısı korunarak alt hesap kırılımları işletmeye göre tasarlanır. Şube, faaliyet kolu, proje ve ilişkili taraf ayrımlarının hangi kademede taşınacağına karar verilir; her kırılımın hangi soruyu cevaplayacağı yazılı hâle getirilir.
Maliyet merkezleri ve dağıtım yapısının tasarımı
Üretim ve hizmet süreçleri maliyet merkezlerine ayrılır; doğrudan izlenecek giderler ile dağıtıma tabi tutulacak giderler ayrıştırılır. Dağıtım anahtarları, kaynağı gösterilebilir ve dönemler arasında tutarlı uygulanabilir olacak biçimde belirlenir.
Belge akışı ve onay düzeninin tanımlanması
Bir işlemin hangi belgeyle doğduğu, hangi birimden geçtiği, kim tarafından onaylandığı ve muhasebeye hangi aşamada ulaştığı adım adım tanımlanır. Görevler ayrılığı ilkesi gözetilir; onay yetkileri ile kayıt yetkilerinin aynı kişide toplanmaması sağlanır.
Raporlama setinin belirlenmesi
Yönetimin hangi raporu hangi sıklıkta ve hangi kırılımda göreceği kararlaştırılır. Rapor tanımları hesap planındaki kırılımlarla eşleştirilir; böylece raporun muhasebe verisinden doğrudan üretilmesi hedeflenir.
Devreye alma ve gözden geçirme
Tasarım işletmenin muhasebe birimiyle birlikte yazılıma yansıtılır, örnek işlemlerle sınanır ve ilk kapanış sonrasında yeniden değerlendirilir. Aksayan noktalar tasarıma geri beslenir.
Gerekli belgeler
- Faaliyet konusunu, organizasyon şemasını ve şube veya birim listesini gösteren bilgiler
- Yürürlükteki hesap planı dökümü ile alt hesap kırılımlarının açıklaması
- Kullanılan muhasebe yazılımına ilişkin modül listesi ve kullanıcı yetki tanımları
- Sipariş, irsaliye, fatura, masraf formu gibi belgelerin örnekleri ve mevcut akış tanımları
- Üretim yapılıyorsa ürün ağacı, iş emri düzeni ve kullanılan maliyet dağıtım anahtarları
- Yönetime hâlihazırda sunulan raporlar ile bu raporların hazırlanma yöntemine ilişkin açıklama
- İmza ve onay yetkilerini gösteren iç düzenlemeler, varsa yazılı prosedürler
- Önceki dönem mali tabloları ile varsa denetim veya revizyon bulguları
Süre ve zamanlama
- Kurulum çalışması hesap dönemi başına denk getirildiğinde en verimli sonucu verir; dönem ortasında değiştirilen hesap yapısı, dönem içi karşılaştırmayı zorlaştırır.
- Yazılım geçişi söz konusuysa tasarımın geçiş tarihinden önce tamamlanması gerekir; açılış kayıtları yeni yapıya göre aktarılır.
- Tasarımın kâğıt üzerinde tamamlanması ile fiilen işlemesi arasında bir alışma dönemi vardır; ilk dönem sonu kapanışı, tasarımın sınandığı asıl aşamadır.
- Faaliyet konusu, şube yapısı veya raporlama ihtiyacı değiştiğinde tasarım yeniden gözden geçirilir; kurulum tek seferlik bir iş değildir.
Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecekler
- Hesap planını yazılımın hazır şablonuyla bırakmak
- Hazır şablonlar genel amaçlıdır ve işletmenin faaliyet kırılımlarını taşımaz. Şablonla başlanması sorun değildir; sorun, işletmeye özgü ayrımlar tanımlanmadan şablonun kalıcı hâle gelmesidir.
- Maliyet merkezlerini organizasyon şemasıyla karıştırmak
- Maliyet merkezi, gideri doğuran faaliyeti gösterir; her departman ayrı bir maliyet merkezi olmak zorunda değildir. Şemanın kopyalanması, dağıtımı anlamlı kılmayan bir yapı üretir.
- Belge akışını tasarlamadan hesap planı kurmak
- Hesap ne kadar iyi kurgulanırsa kurgulansın, belge muhasebeye geç veya eksik ulaşıyorsa rapor da geç ve eksik olur. Akış ile hesap yapısı birlikte tasarlanmalıdır.
- Raporlama ihtiyacını en sona bırakmak
- Yönetimin hangi raporu isteyeceği en başta belirlenmezse, ihtiyaç ortaya çıktığında veriyi üretecek kırılım bulunmaz. Geriye dönük kırılım oluşturmak çoğu zaman mümkün olmaz.
- Tasarımı yazılı hâle getirmemek
- Hangi hesabın ne için kullanılacağı yazılı değilse, kişi değişikliğinde uygulama da değişir ve dönemler karşılaştırılamaz hâle gelir. Hesap kullanım rehberi, sistemin kalıcılığını sağlayan belgedir.
İlgili hizmetler
- Maliyet Kontrol Sistemleri DanışmanlığıKurumsal Danışmanlık
- İç Denetim ve İç Kontrol DanışmanlığıKurumsal Danışmanlık
- Revizyon Hizmetleri (Kayıt ve Belge Revizyonu)Mali Danışmanlık
- Şirketler Hukuku ve Şirketler Muhasebesi DanışmanlığıKurumsal Danışmanlık
Her hizmetin kapsamı ayrı bir sözleşmeyle belirlenir. Aynı mükellefe tasdik ve danışmanlık hizmetlerinin birlikte verilebilmesi, mesleki bağımsızlık ve tasdik mevzuatındaki sınırlar çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.
Sık sorulan sorular
Bu çalışma kapsamında kayıtlarımız da işlenecek mi?
Hayır. Çalışma, sistemin tasarlanması ve kurulmasıyla sınırlıdır. Kayıtların işlenmesi ve defterlerin tutulması, işletmenin kendi muhasebe birimi veya defterleri tutan meslek mensubu tarafından yürütülür; 3568 sayılı Kanun gereği yeminli mali müşavir defter tutamaz.
Tekdüzen muhasebe sistemi hesap planını zaten belirlemiyor mu?
Tekdüzen muhasebe sistemi ortak çatıyı ve ana hesap yapısını belirler. İşletmenin şube, proje, ürün veya faaliyet kolu ayrımını hangi kademede taşıyacağı ise bu çatının altında işletmeye göre kurgulanır. Tasarım çalışması tam olarak bu kısmı konu alır.
Mevcut düzenimiz çalışıyor; yine de gözden geçirmeye gerek var mı?
Kayıtların düzenli üretiliyor olması, yapının ihtiyaca uyduğunu göstermez. Yönetim raporlarının muhasebe dışında hazırlanan tablolarla tamamlanması, kapanışların uzaması ya da aynı bilginin farklı birimlerde farklı çıkması, yapının gözden geçirilmesi gerektiğine işaret eder.
Muhasebe yazılımı seçimi bu çalışmanın parçası mı?
Çalışmada belirli bir ürün önerilmez. Tasarlanan hesap yapısının, maliyet merkezi kurgusunun ve raporlama setinin bir yazılımdan hangi yetenekleri gerektirdiği ortaya konur; seçim, bu gereksinim listesine bakarak işletme tarafından yapılır.
Kurulum tamamlandıktan sonra çalışma nasıl devam eder?
İlk dönem sonu kapanışının ardından tasarım gözden geçirilir; aksayan noktalar ve yeni ortaya çıkan raporlama ihtiyaçları yapıya işlenir. Faaliyet yapısı değiştiğinde değerlendirme yenilenir.
Kapsam ve süreç hakkında görüşmek için
Somut durumunuzun değerlendirilmesi ve çalışma kapsamının belirlenmesi için iletişim sayfasındaki formu kullanabilir veya doğrudan arayabilirsiniz.
İletişim