Kimler için?
- Ar-Ge merkezi veya tasarım merkezi belgesi bulunan ya da başvurmayı değerlendiren üretim, yazılım ve mühendislik şirketleri. Bu şirketlerde indirim, stopaj teşviki ve prim desteği aynı harcama tabanı üzerinden yürüdüğü için harcama ayrıştırması tek bir uygulamanın değil, rejimin tamamının dayanağıdır.
- TÜBİTAK, KOSGEB ya da Avrupa Birliği kaynaklı destek ve hibe alan projeler yürüten kurumlar. Alınan destek tutarlarının gelir yazılmayıp özel bir fon hesabında izlenmesi ve desteklenen harcamaların indirim tabanından ayrıştırılması, denetimde en çok soru doğuran konudur.
- Teknoloji geliştirme bölgesinde şubesi ya da merkezi bulunan ve aynı zamanda bölge dışında da geliştirme faaliyeti yürüten şirketler. Aynı personelin ve aynı harcamanın iki rejim arasında doğru dağıtılması gerekir.
- Siparişe dayalı Ar-Ge veya tasarım hizmeti veren ve alan şirketler. Bu yapıda indirimin taraflar arasında nasıl paylaşılacağı ve hizmetin bedelinin nasıl belgeleneceği ayrıca düzenlenmiştir.
- Ar-Ge veya tasarım faaliyeti kapsamında makine, teçhizat ve yazılım alan, prototip üreten ya da deneme üretimi yapan sanayi işletmeleri.
- Ar-Ge personelinin bir bölümünün üretim, satış veya idari işlerde de çalıştığı, tam zamanlı ve kısmi zamanlı çalışmanın bir arada bulunduğu kurumlar.
Mevzuat dayanağı
- 5746 sayılı Araştırma, Geliştirme ve Tasarım Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun
- Ar-Ge ve tasarım indirimi ile stopaj teşviki, sigorta primi desteği ve damga vergisi istisnasının dayanağıdır.
- 4691 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu
- Teknopark kazanç istisnasını düzenler; indirim rejimiyle karşılaştırmanın ve iki rejim arasındaki ayrıştırmanın hukuki dayanağını oluşturur.
- 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu
- İndirimin kurum kazancının tespitinde nasıl uygulanacağı ve indirim sırasına ilişkin hükümleri içerir.
- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
- Ücret stopajı uygulaması ile gerçek kişi mükelleflerde ticari kazancın tespiti bakımından dayanak oluşturur.
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
- Harcamaların kayda alınması, aktifleştirme ve amortisman ile belge düzenine ilişkin hükümler harcama tasdikinin doğrudan konusudur.
- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu
- Tasdik yetkisinin ve meslek mensubunun tasdik ettiği konulardaki sorumluluğunun kaynağıdır.
- 7019 sayılı Yeminli Mali Müşavirlerin Tasdik Edecekleri Belgeler, Tasdik Konuları, Tasdike İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
- Tasdik sözleşmesinin düzenlenmesi, denetim çalışmalarının yürütülmesi ve raporun biçimi bu yönetmelikte belirlenmiştir.
Hadler, oranlar ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenmektedir; güncel değerler için ilgili tebliğin yürürlükteki metni esas alınmalıdır.
Süreç nasıl işler?
Rejim tespiti ve kapsam çalışması
İlk iş, faaliyetin hangi rejim altında yürüdüğünü netleştirmektir: Ar-Ge veya tasarım merkezi kapsamında indirim mi, teknoloji geliştirme bölgesinde istisna mı, yoksa ikisi bir arada mı? Aynı şirket duruma göre her ikisinden de yararlanabilir; ancak aynı harcama iki kez avantaja konu edilemez. Bu aşamada projelerin listesi, personel dağılımı, mekân kullanımı ve destek ilişkileri çıkarılır; hangi harcamanın hangi rejime yazılacağının kuralı yazılı hâle getirilir.
Tasdik sözleşmesi ve dönem içi izleme düzeninin kurulması
Tasdik sözleşmesi düzenlenir ve odaya bildirilir. Ardından, indirimin dayanağı olacak verinin harcama yapılırken toplanmasını sağlayacak düzen kurulur: proje kodları, maliyet merkezleri, zaman çizelgesi süreci, satın alma taleplerinde proje ilişkilendirmesi. Harcama ayrıştırması dönem sonunda tabloyla değil, dönem içinde kayıtla yapılır; işin özü buradadır.
Proje bazında harcamaların ayrıştırılması
Personel giderleri, ilk madde ve malzeme, genel giderler, dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler, vergi-resim-harç ile amortismanlar proje ve harcama türü bazında ayrıştırılır. Her kalem için sorulan soru aynıdır: bu harcama hangi projenin hangi faaliyetine, hangi belgeye ve hangi kayda dayanarak yazılmıştır? Genel giderlerden proje payı verilmesinde kullanılan dağıtım anahtarının gerekçelendirilebilir ve dönemler arasında tutarlı olması aranır.
Personel ve zaman çizelgelerinin denetimi
Ar-Ge ve tasarım personelinin niteliği, görev tanımı ve fiilen çalıştığı süre incelenir. Tam zamanlı çalışanlar ile projeye kısmen katılan personelin ayrımı, zaman çizelgelerinin bordro ve puantaj kayıtlarıyla mutabakatı, izin ve raporlu dönemlerin çizelgelere doğru yansıtılıp yansıtılmadığı denetlenir. Zaman çizelgesi, hem indirim tabanının hem stopaj teşviki ile prim desteğinin ortak dayanağıdır; bu nedenle tutarsızlığı tek bir uygulamayı değil, rejimin tamamını etkiler.
Destek, hibe ve kredilerin muhasebeleştirilmesinin incelenmesi
TÜBİTAK, KOSGEB veya Avrupa Birliği kaynaklı destek tutarları, alındıkları dönemde gelir yazılmaz; mevzuatın öngördüğü şekilde özel bir fon hesabında izlenir ve bu tutarlar indirim tabanının hesabında dikkate alınır. Fon hesabının kullanımına, sermayeye ilave edilmesine ve işletmeden çekilmesine bağlanan sonuçlar ayrıca düzenlenmiştir. Hibenin harcamaya karşılık gelen kısmının doğru belirlenmesi, projenin bütçesi ile fiilî harcama arasındaki farkın izlenmesini gerektirir.
Aktifleştirme ve amortisman uygulamasının değerlendirilmesi
Geliştirme faaliyeti sonunda ortaya çıkan gayri maddi hakkın aktifleştirilip aktifleştirilmeyeceği, hangi harcamaların maliyete gireceği ve amortismanın ne zaman başlayacağı incelenir. Aktifleştirme kararı, hem indirim tabanını hem izleyen dönemlerin gider yapısını etkilediğinden dönem içinde alınması gereken bir karardır. Ar-Ge faaliyetinde kullanılan makine, teçhizat ve yazılımların amortismanlarından projelere verilecek paylar da bu aşamada doğrulanır.
Beyanname öncesi mutabakat ve indirim hesabının kurulması
İndirim tutarı, indirimin uygulanacağı dönem ve kazanç yetersizliği nedeniyle devreden tutarlar hesaplanarak beyanname taslağıyla karşılaştırılır. Devreden indirim tutarının izleyen dönemlere aktarılmasına ilişkin esaslar mevzuatta düzenlenmiştir. Tespit edilen farklar beyan öncesinde düzeltilir.
Tasdik raporunun düzenlenmesi ve sonrasının izlenmesi
Denetim çalışmaları esas alınarak tasdik raporu düzenlenir ve ilgili idareye sunulur. Rapor; projelerin kapsamını, harcama ayrıştırmasının yöntemini, destek ve hibelerin ele alınışını ve indirime konu tutara nasıl ulaşıldığını gerekçeleriyle gösterir. Rapor sonrasında idarenin ve destek veren kurumların bilgi talepleri karşılanır; kayıt düzeninde tespit edilen eksikler izleyen dönemin çalışma planına aktarılır.
Gerekli belgeler
- Ar-Ge merkezi veya tasarım merkezi belgesi, varsa teknoloji geliştirme bölgesi sözleşmesi ve bölge yönetici şirketiyle yazışmalar
- Proje tanım dokümanları, proje planları, ara ve sonuç raporları ile teknik değerlendirme yazıları
- Proje bazlı maliyet dökümleri, maliyet merkezi tanımları ve muhasebe hesap planındaki ayrıştırma yapısı
- Personel listeleri, görev tanımları, diploma ve nitelik belgeleri, hizmet sözleşmeleri
- Zaman çizelgeleri ile bunların puantaj ve bordro kayıtlarıyla mutabakat tabloları
- Ücret bordroları, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi bilgileri ile stopaj teşviki ve prim desteği hesaplamaları
- İlk madde ve malzeme sarf kayıtları, prototip ve deneme üretimi kayıtları, stok hareketleri
- Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetlere ilişkin sözleşmeler, faturalar ve teslim tutanakları
- Makine, teçhizat ve yazılım alımlarına ilişkin belgeler ile amortisman ve proje payı hesaplamaları
- Destek ve hibe sözleşmeleri, destek veren kuruma sunulan mali raporlar, ödeme belgeleri ve fon hesabı dökümleri
- Damga vergisi istisnası uygulanan sözleşmeler ve istisnaya dayanak yazılar
- Siparişe dayalı Ar-Ge veya tasarım işlerinde taraflar arasındaki sözleşmeler ve indirimin paylaşımına ilişkin belgeler
Süre ve zamanlama
- Harcama ayrıştırması dönem içinde, harcama gerçekleşirken yapılır. Dönem sonunda elektronik tablolarla üretilen dağıtımlar, kayıtla desteklenmediği sürece denetimde dayanak oluşturmaz; bu nedenle izleme düzeni proje başlamadan kurulur.
- Zaman çizelgeleri, çalışmanın yapıldığı dönemde ve düzenli aralıklarla oluşturulur. Geriye dönük doldurulan çizelgeler, hem indirim tabanı hem stopaj teşviki ve prim desteği bakımından tartışma doğurur.
- İndirimden yararlanılacak dönem, harcamanın yapıldığı hesap dönemidir. Kazanç yetersizliği nedeniyle indirilemeyen tutarın izleyen dönemlere devrine ilişkin esaslar mevzuatta düzenlenmiştir; güncel usul ve esaslar için ilgili düzenlemeye bakınız.
- Destek ve hibe tutarları, tahsil edildikleri dönemde özel fon hesabına alınır. Fonun kullanımı, sermayeye ilavesi ya da işletmeden çekilmesi hâllerine bağlanan sonuçlar ayrıca düzenlendiğinden, fon hareketleri dönem içinde izlenir.
- Merkez belgesine bağlı desteklerde, belgenin geçerlilik durumu ile faaliyetin fiilen yürütüldüğü dönem örtüşmelidir. Belge süreci, denetim ziyaretleri ve statü değişiklikleri harcama ayrıştırmasının takvimini doğrudan etkiler.
- Aktifleştirme kararı, geliştirme faaliyetinin tamamlandığı dönemde alınır ve amortisman uygulaması buna göre başlar; karar sonradan değiştirildiğinde geçmiş dönem düzeltmesi gündeme gelir.
Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecekler
- Aynı harcamayı iki rejimde birden avantaja konu etmek
- Teknoloji geliştirme bölgesinde istisnaya konu edilen bir faaliyetin harcamasının ayrıca Ar-Ge indirimine yazılması, denetimde en hızlı fark edilen hatadır. Bölge içinde ve dışında faaliyet yürüten şirketlerde aynı personel ve aynı genel giderler iki tarafa da düşebildiğinden, dağıtım kuralının yazılı ve tutarlı biçimde uygulanması gerekir. Aynı sorun, destekle finanse edilen bir harcamanın hem hibe hem indirim tarafında kullanılmasında da ortaya çıkar.
- Hibe ve destek tutarlarını gelir yazmak
- Alınan destekler, alındıkları dönemde gelir olarak dikkate alınmaz; mevzuatın öngördüğü şekilde özel bir fon hesabında izlenir. Bu tutarların doğrudan gelir yazılması hem dönem kazancını hem indirim tabanını bozar. Fonun kullanımına, sermayeye ilavesine ve işletmeden çekilmesine bağlanan sonuçlar ayrıca düzenlendiğinden, fon hesabının hareketleri ayrıca izlenmelidir.
- Zaman çizelgelerini biçimsel bir evrak saymak
- Zaman çizelgesi, indirim tabanının, stopaj teşvikinin ve prim desteğinin ortak dayanağıdır. Toplu ve tek seferde doldurulan, izin ve raporlu dönemleri yansıtmayan ya da bordro ve puantajla mutabık olmayan çizelgeler, yalnız bir kalemi değil rejimin tamamını tartışmaya açar. Çizelgenin projeye ve faaliyete kadar ayrıştırılmış olması aranır.
- Genel giderleri dağıtım anahtarı olmadan projelere yazmak
- Kira, enerji, haberleşme ve idari giderlerden projelere pay verilmesi, gerekçelendirilebilir bir anahtara dayanmalıdır. Alan, personel sayısı ya da doğrudan maliyet oranı gibi anahtarların hangi gerekçeyle seçildiği yazılı olmadığında ve dönemler arasında değiştirildiğinde, pay tutarının tamamı tartışmalı hâle gelir.
- Ar-Ge ile rutin geliştirme ve üretim faaliyetini ayırmamak
- Mevcut ürünün rutin iyileştirmesi, üretime hazırlık, seri üretim ve kalite kontrol faaliyetleri kanunun tanımladığı Ar-Ge kapsamına girmeyebilir. Yazılım şirketlerinde bakım, sürüm güncellemesi ve müşteri uyarlaması ile geliştirme faaliyetinin aynı ekip tarafından yürütülmesi bu ayrımı zorlaştırır. Ayrımın proje kodu düzeyinde kurulmaması, denetimde kapsam dışı sayılan harcama tutarını büyütür.
- Aktifleştirme kararını dönem sonuna bırakmak
- Geliştirme harcamalarının aktifleştirilip aktifleştirilmeyeceği, hem indirimin uygulanacağı dönemi hem izleyen dönemlerin gider yapısını belirler. Kararın gecikmesi, geçmiş dönem düzeltmelerine ve aynı harcamanın iki dönemde farklı biçimde ele alınmasına yol açar.
- Merkez belgesi ile fiilî faaliyeti örtüştürmemek
- Belgeye bağlı desteklerde, faaliyetin belgede tanımlı mekânda ve kapsamda yürütülmesi aranır. Personelin belge kapsamı dışındaki bir birimde çalışması, projenin belgede yer almayan bir konuda yürütülmesi ya da belge süreçlerindeki değişikliğin kayıtlara yansıtılmaması, harcamanın kapsam dışı sayılmasına yol açabilir.
- Siparişe dayalı işlerde indirimin paylaşımını belgelememek
- Siparişe dayalı Ar-Ge veya tasarım işlerinde indirimden hangi tarafın hangi ölçüde yararlanacağı düzenlenmiştir. Sözleşmede işin kapsamı, bedeli ve tarafların yükümlülükleri açık biçimde belirlenmediğinde, her iki tarafın da aynı harcamayı kendi tabanına yazması gibi sonuçlar doğar.
İlgili hizmetler
- Teknopark ve Ar-Ge İndirimi DanışmanlığıMali Danışmanlık
- Tam Tasdik — Yıllık Beyanname ve Mali Tabloların TasdikiVergi ve Tasdik Hizmetleri
- Yatırım İndirimi TasdikiVergi ve Tasdik Hizmetleri
- Kurumsal Vergi DanışmanlığıMali Danışmanlık
İlgili rehber yazıları: Ar-Ge ve tasarım indirimi: teknopark ile karşılaştırma ve harcamaların tasdiki · Tam tasdik nedir, hangi kurumlar için zorunlu ve hangileri için avantajlıdır?
Her hizmetin kapsamı ayrı bir sözleşmeyle belirlenir. Aynı mükellefe tasdik ve danışmanlık hizmetlerinin birlikte verilebilmesi, mesleki bağımsızlık ve tasdik mevzuatındaki sınırlar çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.
Sık sorulan sorular
Ar-Ge indirimi ile teknopark istisnası arasındaki fark nedir?
Ar-Ge ve tasarım indirimi 5746 sayılı Kanun'a dayanır ve bir indirim mekanizmasıdır: nitelikli harcamalar, gider yazılmasının yanında matrahtan ayrıca indirilir. Teknoloji geliştirme bölgesi uygulaması 4691 sayılı Kanun'a dayanır ve bir istisna mekanizmasıdır: bölgede yürütülen nitelikli faaliyetten doğan kazanç vergi dışı bırakılır. Bunlar birbirinin alternatifi değil, farklı hukuki dayanaklara oturan iki ayrı rejimdir; bir şirket duruma göre ikisinden de yararlanabilir, ancak aynı harcamayı iki kez avantaja konu edemez.
TÜBİTAK veya Avrupa Birliği desteği aldık; bu tutarlar nasıl ele alınır?
Alınan destek tutarları, tahsil edildikleri dönemde gelir olarak dikkate alınmaz; mevzuatın öngördüğü şekilde özel bir fon hesabında izlenir ve indirim tabanının hesabında dikkate alınır. Fonun kullanımına, sermayeye ilave edilmesine ve işletmeden çekilmesine bağlanan sonuçlar ayrıca düzenlenmiştir. Ayrıca destek veren kuruma sunulan mali raporlarla vergi kayıtlarının birbiriyle mutabık olması gerekir.
Zaman çizelgesi tutmak zorunlu mu, nasıl olmalı?
Personel giderinin indirime, stopaj teşvikine ve prim desteğine konu edilen kısmının dayanağı zaman çizelgesidir. Çizelgenin çalışmanın yapıldığı dönemde, proje ve faaliyet düzeyinde ayrıştırılarak tutulması, izin ve raporlu dönemleri yansıtması ve bordro ile puantaj kayıtlarıyla mutabık olması aranır. Geriye dönük toplu doldurma, denetimde en çok sorgulanan uygulamadır.
Ar-Ge personelinin bir kısmı üretimde de çalışıyor; ne yapmalıyız?
Karma çalışma, uygulamada olağan bir durumdur ve kendiliğinden bir sorun oluşturmaz. Belirleyici olan, personelin Ar-Ge veya tasarım faaliyetine ayırdığı sürenin diğer görevlerinden ayrıştırılabilir biçimde kayda geçmesidir. Kısmi zamanlı çalışmanın hangi esaslara göre dikkate alınacağı mevzuatta düzenlenmiştir; güncel usul ve esaslar için ilgili düzenlemeye bakınız.
Hangi harcamalar indirim kapsamına girer?
Kanunun tanımladığı Ar-Ge, yenilik ve tasarım faaliyeti kapsamındaki personel giderleri, ilk madde ve malzeme, genel giderler, dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler, vergi-resim-harç ile bu faaliyetlerde kullanılan iktisadi kıymetlerin amortismanları başlıca kalemlerdir. Her kalem için harcamanın hangi projeye ve hangi belgeye dayandığının gösterilebilmesi aranır; kapsam ve sınırlamalar mevzuatta ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir.
Kazancımız yetmediği için indirimi kullanamadık; hak kaybolur mu?
Kazanç yetersizliği nedeniyle ilgili dönemde indirilemeyen tutarın izleyen dönemlere devrine ilişkin esaslar mevzuatta düzenlenmiştir. Devreden tutarın izlenmesi ve hangi dönemde ne kadarının kullanıldığının kayıtlarda gösterilmesi, ileride yapılacak bir incelemede hakkın dayanağını oluşturur.
Tasdik raporu her yıl gerekir mi?
Hangi uygulamalarda ve hangi şartlarda tasdik raporu arandığı mevzuatla belirlenir; bu nedenle yanıt, yararlanılan teşvik unsuruna ve şirketin durumuna göre değişir. Güncel usul ve esaslar için ilgili düzenlemeye bakınız. Rapor aranmasa dahi harcama ayrıştırmasının dönem içinde yapılmış olması, hem indirim hem diğer destek unsurları bakımından belirleyicidir.
Muhasebe kayıtlarımızı siz mi tutacaksınız?
Hayır. Yeminli mali müşavir, 3568 sayılı Kanun gereği defter tutamaz ve bordro yürütemez. Harcama tasdiki, mevcut kayıtlar üzerinde yürütülen bir denetim çalışmasıdır. Denetim sırasında hesap planı ayrıştırması, proje kodlaması veya zaman çizelgesi sürecine ilişkin öneriler doğabilir; bu önerilerin uygulanması şirketin kendi muhasebe ve insan kaynakları birimlerince yapılır.
Kapsam ve süreç hakkında görüşmek için
Somut durumunuzun değerlendirilmesi ve çalışma kapsamının belirlenmesi için iletişim sayfasındaki formu kullanabilir veya doğrudan arayabilirsiniz.
İletişim